Politique de confidentialité de Académie Horizon Scolaire

1. Introduction et informations sur la société

La présente politique de confidentialité a pour objet d’informer les personnes concernées sur les conditions dans lesquelles Académie Horizon Scolaire collecte, utilise, conserve et protège les données à caractère personnel dans le cadre de son activité d’établissement scolaire.

Académie Horizon Scolaire, dont le siège est situé au 12 Rue de la Paix, 75002 Paris, France, agit en qualité de responsable de traitement au sens du Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) et de la loi Informatique et Libertés modifiée.

Pour toute question relative à la protection des données, vous pouvez contacter Académie Horizon Scolaire à l’adresse suivante : [email protected] ou par téléphone au +33 1 42 68 39 75.

2. Collecte et traitement des données

Dans le cadre de ses activités scolaires, Académie Horizon Scolaire peut être amenée à collecter et traiter les catégories de données suivantes :

• Données d’identification : nom, prénom, date de naissance, sexe, photographie d’identité le cas échéant.
• Coordonnées : adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone.
• Données relatives à la scolarité : niveau scolaire, classe, résultats, appréciations, absences, retards, bulletins, dossiers pédagogiques, parcours éducatif.
• Données administratives et financières : informations relatives à l’inscription, à la facturation, aux paiements, aux bourses ou aides éventuelles.
• Données relatives aux responsables légaux : identité, coordonnées, lien de parenté, autorisations et consentements nécessaires.
• Données de communication : échanges avec l’établissement, demandes d’information, réclamations.
• Données techniques : adresse IP, journaux de connexion, données de navigation sur les services numériques de l’établissement, le cas échéant.

Dans certains cas, Académie Horizon Scolaire peut également traiter des données sensibles ou particulières, notamment des informations relatives à la santé, aux allergies, aux aménagements spécifiques ou à la situation de handicap, lorsque cela est nécessaire pour assurer la sécurité, l’accueil ou l’accompagnement pédagogique de l’élève, et dans le respect des exigences légales applicables.

Les données sont collectées directement auprès des élèves majeurs, des parents ou responsables légaux, ou indirectement auprès d’organismes habilités lorsque cela est nécessaire et autorisé par la réglementation.

3. Finalités du traitement des données

Académie Horizon Scolaire traite les données personnelles pour les finalités suivantes :

• gestion des inscriptions, réinscriptions et admissions ;
• organisation et suivi de la scolarité, de l’enseignement et de l’évaluation ;
• gestion administrative, comptable et financière ;
• communication avec les élèves, parents et responsables légaux ;
• gestion de la vie scolaire, de la discipline, des absences et des incidents ;
• assurance de la sécurité des élèves, du personnel et des locaux ;
• gestion des obligations légales et réglementaires de l’établissement ;
• gestion des services numériques, des accès et de la sécurité informatique ;
• réalisation de statistiques internes et amélioration des services pédagogiques ;
• gestion des relations avec les autorités compétentes, organismes sociaux ou partenaires autorisés.

4. Bases légales du traitement

Les traitements mis en œuvre par Académie Horizon Scolaire reposent, selon les cas, sur les bases légales suivantes :

• L’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles, notamment pour l’inscription, la scolarisation et la fourniture des services éducatifs.
• Le respect d’une obligation légale, notamment en matière scolaire, comptable, fiscale, sociale ou de sécurité.
• L’intérêt légitime de l’établissement, par exemple pour assurer la sécurité, prévenir les fraudes, gérer les communications internes ou améliorer l’organisation pédagogique, dans le respect des droits et libertés des personnes concernées.
• Le consentement, lorsque celui-ci est requis, notamment pour certains traitements facultatifs, l’utilisation d’images, ou la collecte de données particulières non strictement nécessaires.
• La sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée, dans des situations exceptionnelles liées à la sécurité ou à l’urgence.

5. Partage des données et tiers

Les données personnelles peuvent être communiquées, dans la limite nécessaire à l’accomplissement des finalités décrites ci-dessus, aux destinataires suivants :

• le personnel habilité de Académie Horizon Scolaire ;
• les enseignants, encadrants et personnels administratifs concernés ;
• les représentants légaux des élèves mineurs, lorsque cela est autorisé et pertinent ;
• les prestataires techniques et sous-traitants intervenant pour l’hébergement, la maintenance informatique, la messagerie, ou la gestion des outils pédagogiques et administratifs ;
• les organismes bancaires et prestataires de paiement ;
• les autorités administratives, judiciaires ou organismes publics lorsque la loi l’exige ;
• les assureurs, experts ou conseils juridiques, en cas de besoin ;
• les partenaires éducatifs ou institutionnels, uniquement lorsque cela est nécessaire et encadré par la réglementation.

Académie Horizon Scolaire veille à ce que ses sous-traitants présentent des garanties suffisantes en matière de protection des données et n’agissent que sur instruction documentée de l’établissement.

6. Transfert des données vers des pays tiers

En principe, Académie Horizon Scolaire privilégie un hébergement et un traitement des données au sein de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen.

Si certains prestataires ou outils impliquent un transfert de données vers un pays situé hors de l’Union européenne, Académie Horizon Scolaire s’assure que ce transfert repose sur un mécanisme légal approprié, tel que :

• une décision d’adéquation de la Commission européenne ;
• des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne ;
• toute autre garantie appropriée prévue par la réglementation applicable.

Lorsque cela est requis, les personnes concernées peuvent obtenir des informations complémentaires sur ces garanties en contactant Académie Horizon Scolaire.

7. Durée de conservation

Académie Horizon Scolaire conserve les données personnelles pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont collectées, sous réserve des obligations légales de conservation.

• Données relatives à l’inscription et à la scolarité : conservées pendant la durée de la scolarité, puis archivées pour la durée nécessaire aux obligations légales et à la gestion des contentieux éventuels.
• Données administratives et comptables : conservées pendant les durées légales applicables en matière comptable, fiscale et sociale.
• Données de communication : conservées pendant une durée proportionnée au traitement de la demande et au suivi de la relation.
• Données de sécurité et journaux techniques : conservés pour une durée limitée, adaptée aux besoins de sécurité et de traçabilité.
• Données traitées sur la base du consentement : conservées jusqu’au retrait du consentement ou jusqu’à l’atteinte de la finalité, selon le cas.

À l’issue des durées applicables, les données sont supprimées, anonymisées ou archivées de manière sécurisée conformément aux obligations légales.

8. Droits des personnes concernées

Conformément à la réglementation applicable, les personnes concernées disposent des droits suivants sur leurs données personnelles :

• Droit d’accès : obtenir la confirmation que des données sont traitées et en recevoir une copie.
• Droit de rectification : faire corriger des données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l’effacement : demander la suppression de certaines données, dans les limites prévues par la loi.
• Droit à la limitation du traitement : demander la suspension temporaire de certains traitements dans les cas prévus par le RGPD.
• Droit à la portabilité : recevoir les données fournies à Académie Horizon Scolaire dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, lorsque ce droit est applicable.
• Droit d’opposition : s’opposer, pour des motifs tenant à leur situation particulière, à certains traitements fondés sur l’intérêt légitime.

Pour exercer ces droits, il convient d’adresser une demande à Académie Horizon Scolaire aux coordonnées indiquées dans la présente politique. Une preuve d’identité pourra être demandée en cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur.

Les demandes seront traitées dans les délais prévus par la réglementation. En cas de complexité ou de nombre élevé de demandes, ce délai peut être prolongé conformément au RGPD, avec information de la personne concernée.

9. Retrait du consentement

Lorsque le traitement repose sur le consentement, la personne concernée peut retirer celui-ci à tout moment, sans porter atteinte à la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

Le retrait du consentement peut entraîner l’arrêt du traitement concerné, dans la mesure où celui-ci n’est pas fondé sur une autre base légale. Pour exercer ce droit, la personne concernée peut contacter Académie Horizon Scolaire par e-mail à [email protected] ou par courrier à l’adresse postale de l’établissement.

10. Droit d’introduire une réclamation

Si une personne concernée estime que le traitement de ses données personnelles n’est pas conforme à la réglementation applicable, elle dispose du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente en France, à savoir la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

Avant toute réclamation, Académie Horizon Scolaire invite les personnes concernées à la contacter afin de tenter de résoudre la difficulté à l’amiable.

11. Sécurité des données

Académie Horizon Scolaire met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque, notamment :

• contrôle des accès aux données et gestion des habilitations ;
• mesures de protection des systèmes d’information et des réseaux ;
• chiffrement ou pseudonymisation lorsque cela est pertinent ;
• sauvegardes régulières et dispositifs de continuité d’activité ;
• sensibilisation du personnel aux bonnes pratiques de confidentialité ;
• procédures de gestion des incidents et des violations de données ;
• sécurisation des échanges avec les prestataires et partenaires.

Malgré ces mesures, aucun système n’étant totalement invulnérable, Académie Horizon Scolaire ne peut garantir une sécurité absolue. En cas de violation de données personnelles susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, les obligations légales de notification et d’information seront respectées.

12. Coordonnées de contact

Pour toute question, demande d’exercice de droits ou réclamation relative à la protection des données personnelles, vous pouvez contacter :

• Académie Horizon Scolaire
• Adresse : 12 Rue de la Paix, 75002 Paris, France
• E-mail : [email protected]
• Téléphone : +33 1 42 68 39 75

13. Modifications de la politique de confidentialité

Académie Horizon Scolaire se réserve le droit de modifier la présente politique de confidentialité à tout moment afin de tenir compte des évolutions légales, réglementaires, techniques ou organisationnelles, ainsi que des changements apportés à ses activités.

La version en vigueur est celle publiée sur les supports de communication de l’établissement ou mise à disposition des personnes concernées. En cas de modification substantielle, Académie Horizon Scolaire pourra informer les personnes concernées par tout moyen approprié.